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No mercado varejista, a base de todo o processo do comerciante – principalmente de quem trabalha com supermercados – é o cadastro de produtos. É através do cadastro que se torna possível obter informações que serão usadas nas várias operações da uma loja, desde o controle de estoque e processo de venda de uma mercadoria até a parte fiscal e a contabilidade. Sobretudo nesses últimos setores, o cadastro de produto influencia diretamente na tributação das mercadorias e, portanto, na saúde financeira da empresa.

Dessa forma, é preciso ter atenção e cuidado ao realizar a classificação dos itens, já que o fornecimento de uma informação errada ou ausente à Receita Federal pode acarretar multas pesadas.

Para isso, preparamos algumas dicas para você não errar mais no cadastro de produtos da sua loja.

1. Entenda de fato o que é e para que serve o NCM

NCM é a sigla para Nomenclatura Comum do Mercosul. Se trata de um código que desempenha o papel de identidade do produto, ajudando na classificação fiscal das mercadorias. Cada tipo de produto possui um número correspondente no NCM composto por oito dígitos, que identifica a mercadoria que será disponibilizada no comércio.

O código NCM é adotado nos países integrantes do Mercosul desde 1995 e tem como base o Sistema Harmonizado (SH), que foi criado pela Organização Mundial do Comércio (OMC).

Além de servir para determinar as alíquotas de impostos de importação ou exportação a serem pagos, o código NCM é usado por órgãos federais como o Ministério da Agricultura e a Anvisa para fins de cálculos estatísticos sobre o comércio exterior.

Quando uma mercadoria é pega com o NCM incorreto, a multa é de 1% do valor total dela. Caso 1% seja menor que R$ 500, será cobrado esse valor ou até 10% do total da mercadoria, o que for menor.

Ou seja, errar no cadastro dos produtos nessa etapa pode trazer um grande prejuízo para seu estabelecimento.

2. Padronize a classificação

Empresas do ramo atacadista costumam trabalhar com uma grande variedade de produtos para atender os varejistas. Quando esse setor é desorganizado, tanto de categoria quanto de tipo de produtos, pode trazer problemas para a empresa.

Quer um exemplo? Suponhamos que um atacadista atende varejistas que comercializam produtos eletrônicos, como notebooks, TVs, tablets, smartphones etc. Em cada categoria existem tipos diferentes de produtos. Para que o controle desses produtos seja feito da melhor maneira possível, o cadastro deve ser padronizado, sobretudo quanto à nomenclatura que será usada.

Assim, cada produto deve possuir apenas um código e um nome. Isso irá facilitar a verificação na hora de realizar o cadastro de novos itens, porque será possível saber se esse item já possui um cadastro prévio no sistema, evitando a duplicidade.

Dado esse passo, é preciso alocar esses itens em cada espaço dentro do estoque. O ideal é que os itens sejam armazenados, de acordo com as categorias, por tipo e por giro, e frequência de saída.

Nesse cenário, as TVs devem estar localizadas em uma área específica para isso, sendo separadas por marcas e tamanhos, onde cada modelo de cada marca tenha uma locação específica. Os produtos que possuem maior giro devem ficar armazenados nas locações mais acessíveis e perto da área de expedição, por exemplo.

Assim, além da duplicidade no sistema, a padronização no cadastro dos produtos evita também furos de estoque no inventário e auxilia na organização do estoque e, de quebra, na produtividade da empresa, já que cada colaborador responsável por essa área saberá exatamente onde encontrar o item, colocando para a circulação mais rapidamente.

3. Tenha atenção aos procedimentos de classificação

Para realizar o cadastro de produtos da maneira correta é preciso seguir os seguintes procedimentos:

  • O responsável necessita ter um conhecimento preciso acerca da composição do produto, determinando corretamente tipo, ingredientes, formulação, destinação, quantidade e volume do produto (ml, litro, kg etc.) e outros detalhes.
  • Para identificar o produto na tabela do NCM, deve-se atentar para o número completo do código (títulos, notas vinculadas, capítulos e subcapítulos) a fim de especificar a classificação de forma crítica de acordo com a especificidade ou abrangência do código.
  • Utilizar as ferramentas disponibilizadas pela Receita Federal: as Notas explicativas do Sistema Harmonizado (NESH)*, e as soluções de consulta**.

* As NESH são a interpretação oficial do Sistema Harmonizado (SH) em nível internacional e fornecem as explicações sobre as Regras Gerais Interpretativas, as Notas de Seções, as Notas de Capítulos e as Notas de subposições. Elas contêm as descrições técnicas das mercadorias e as indicações práticas internacionalmente aceitas quanto à classificação e à identificação das mercadorias.

** A consulta é o instrumento que o contribuinte possui para tirar dúvidas sobre a correta classificação fiscal das mercadorias na NCM tanto na Tarifa Externa Comum (TEC) quanto na Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados (TIPI).

4. Defina um responsável pelo cadastro de produtos

Centralizar operações às vezes é um bom negócio. Mas precisa ser feito de maneira assertiva e com um profissional preparado para exercer a função. Para realizar corretamente o cadastro de produtos em um comércio é fundamental determinar uma pessoa responsável por este processo.

Mesmo que haja uma equipe destacada somente para essa atividade, é recomendável que sempre haja apenas um supervisor que acompanhe o processo de perto e revise esse cadastro, conferindo se foi realizado de forma correta e uniforme para não sair do padrão estabelecido.

Principalmente na área fiscal, que influencia diretamente na lucratividade do produto e para o envio das obrigações fiscais corretas, faz-se necessário que esse responsável seja um especialista na função, tendo pleno conhecimento de todas as etapas, para conseguir orientar e conduzir de forma adequada.

5. Contrate um ferramenta de gestão e validação fiscal

Se seu estabelecimento contar com um bom software de gestão, você consegue determinar o usuário revisor pelo cadastro e estabelecer mais facilmente as regras que permitem uma revisão completa e mais exata.

Como a parte fiscal do cadastro é um grande desafio para o varejista por conter vários campos complexos com algumas tributações que são exigidas, é imprescindível ter um sistema automatizado que esteja atualizado com a legislação correta. Já que os tributos mudam constantemente, alterando a forma de cadastrar os produtos e seu custo, consequentemente, o preço e a margem do varejista, deixar para fazer isso de forma manual é loucura!

Contar com uma ferramenta que realize esse processo só trará paz e tranquilidade para a empresa. O custo da ferramenta é pequeno quando comparado ao risco de multas por não fazer o cadastro de produtos da maneira correta ou ao esforço constante gerado quando feito de forma indevida.

6. Seja organizado e conte com uma empresa parceira

Manter o seu cadastro de produtos correto se transformará na base para o sucesso de todas as suas outras operações. Podemos citar rapidamente que, recebimento de mercadorias, controle de estoque, setor de compras, e principalmente as vendas serão afetadas diretamente pelo cadastro de produtos.

Um cadastro de produtos eficiente atua como diferencial competitivo no mercado. A Alerta Fiscal te ajuda a identificar a tributação do seu produto.

Com o código NCM em mãos, é possível visualizar as possíveis tributações da TEC, da TIPI, de PIS e COFINS, do ICMS Interno e do ICMS-ST, além dos valores de Pauta Fiscal do ICMS-ST e o enquadramento Nacional ao código CEST.

Caso ainda exista alguma dúvida, a equipe de Alerta Fiscal está disponível para te ajudar!

Por Atracto