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Para quem trabalha com comércio de mercadorias, saber como fazer o cadastro de produtos e a classificação tributária é algo básico. Veja as dicas abaixo.

Qualquer empresa que fabrica, armazena e vende mercadorias e bens precisa realizar um cadastro de produtos. Quando feito da maneira correta, o cadastro de produtos indica todas as informações que permitem um melhor controle sobre os itens presentes na operação de uma empresa, organizando a área e facilitando a vida do gestor. Essa é uma ferramenta básica de gestão, indispensável para a organização em negócios de todo o porte. Mas você sabe realmente o que é e como funciona? Se a resposta for “mais ou menos”, então saiba que você já está perdendo dinheiro…

Sendo a base de uma cadeia gerencial, o cadastro de produtos facilita a análise de dados desde a entrada e saída de mercadorias do seu estoque, chegando de fornecedores e passando pelo caixa até a mão dos clientes, quando a venda é realizada.

Afinal, o que é esse cadastro de produtos?

Em poucas palavras, o cadastro de produtos corresponde a um processo para reunir as principais informações de um item ou produto que é colocado à venda. A partir desse registro, é possível gerar um código de barras único para esse item. Como o código de barras está presente na maioria dos produtos, principalmente no varejo, ele se torna vital para a operação e gestão de estoque e de vendas dos estabelecimentos comerciais.

De certo modo, essa é uma grande plataforma com produtos de todos os segmentos. Cada um deles recebe, de acordo com suas necessidades e características, um código único de identificação. Por se tratar de uma tecnologia já bastante conhecida, é utilizada em quase todos os setores do mercado, o que facilita a padronização das mercadorias.

Nesse cenário, o cadastro de produtos é a base de uma gestão organizacional, sobretudo no setor varejista, que tem um grande volume de movimentação de mercadorias e onde os produtos possuem dados que mudam constantemente, como: preço de custo, preço de venda e tributação.

Assim, ter um controle de estoque eficiente será fundamental para o compliance fiscal. Sem ter todos os produtos cadastrados para saber exatamente o que comprar, quanto comprar, o que vender e a quantidade vendida, certamente você terá prejuízos. Ainda mais com a complexa legislação tributária brasileira, não ter certeza dos produtos que se tem em estoque para fins de pagamento de impostos sobre circulação desses itens é arriscar demais sem necessidade.

Portanto, fazer o cadastro de produtos da maneira correta diminui as chances de erros. Um produto que esteja com as informações fiscais cadastradas de forma incorreta faz com que o custo calculado do produto também esteja errado. Isso pode afetar diretamente a lucratividade da loja, que pode estar vendendo um produto e deixando de recolher um imposto ou pagando a mais sem saber.

Como ele funciona e qual a finalidade na prática?

Fazer o cadastro dos produtos é uma tarefa rotineira e obrigatória para quem compra e vende mercadorias. Para isso, alguns dados específicos do elemento devem ser informados, tal como o nome dos produtos, o tipo, o número individual pelo qual são identificados, custo unitário, preço de venda, nome de fornecedor e a classe a qual ele pertence, assim como a a descrição geral (tamanho, peso, volume etc.).

Um ponto crucial desse processo é a correta tributação dos produtos, já que são muitos impostos ligados a um item. O PIS, COFINS, IPI e ICMS influenciam o resultado do seu negócio, razão pela qual a importância de se classificar corretamente todos os itens para o cálculo correto dos impostos.

Com todos esses dados reunidos em mãos, o monitoramento dos produtos se torna mais assertivo, resultando em uma melhoria de processos. Dessa forma, o departamento fiscal ou a contabilidade saberá exatamente quais os impostos que incidem sobre aquele produto comprado ou vendido, permitindo realizar a correta apuração de impostos. Sem isso, fica muito mais complicado saber o que se deve pagar e mesmo se está se pagando a mais.

Obviamente, quanto maior o número de produtos existentes na empresa, maior é a necessidade de organização. Entretanto, mesmo pequenos negócios podem ter um grande volume de movimentação de mercadorias. Assim, a fazer o cadastro de produtos é uma tarefa que deve ser feita independentemente do tamanho do empreendimento.

Vale destacar que é preciso manter a relação atualizada, já que um estoque normalmente tem uma grande movimentação diária, com mercadorias entrando e saindo. Perder-se em meio à falta de informações é bastante fácil, gerando problemas e prejuízos.

Padronizar é sinônimo de facilidade!

Para uma melhor organização e facilidade de acesso aos dados pelas diferentes áreas do negócio (como os departamentos de vendas e logística, por exemplo), é fundamental que haja padronização de informações no cadastro de produtos.

Importante! A descrição do produto deve ser detalhada, de preferência espelhando as informações disponíveis na nota fiscal. É recomendável evitar abreviaturas nos nomes e tipos dos itens para não prejudicar a futura localização dos mesmos no cadastro.

Para a identificação, além de um código de uso interno, é preferível utilizar como referência números previstos em normativas, como a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), criada para harmonizar e facilitar a comercialização entre os países-membros, e também o Número Global de Item Comercial (GTIN), código de barras atribuído para itens que podem ser precificados, pedidos ou faturados.

Mas e a classificação tributária de mercadorias, como fica?

Se há um item que causa dúvidas e preocupações em quem trabalha com compra e venda de produtos (e também com contabilidade!) é a classificação fiscal de mercadorias.

Como a maioria dos itens é passível de tributação, é preciso uma boa organização para se saber exatamente o que será tributado e quanto de imposto está se pagando naquele determinado produto. Para isso é que existem o NCM e o GTIN.

No caso do NCM, trata-se de um código utilizado pelo governo para definir qual é o imposto que incide sobre determinada mercadoria, que envolve os seguintes tributos: PIS, Cofins, ICMS e IPI. Sendo assim, a correta definição da NCM do produto interfere diretamente na tributação da empresa. Muitas empresas ainda pagam errado o imposto e, por incrível que pareça, alguns pagam a mais sem saber. Daí a importância de se manter o cadastro de produtos atualizado.

Quando a empresa emite uma nota fiscal que esta com a alíquota de ICMS errada, por exemplo, você não terá problemas com a Receita Federal se o imposto pago for maior do que o valor devido. Porém a sua loja estará perdendo dinheiro que poderia ser investido de outras maneiras. Já se for o contrário – acontecer um pagamento a menor – e o Fisco identificar, a empresa pode ser obrigada a pagar a diferença ou receber uma multa com valor significativamente alto.

O que fazer para evitar multas?

Antes de tudo, sempre entregue informações verdadeiras para a Receita Federal. Além do aspecto ético, é preciso ter consciência de que informar dados errados pode ser devastador para as finanças da empresa, ainda mais em um momento em que, como destacamos, a fiscalização está cada vez mais intensa e eficiente. Manter o compliance fiscal só traz benefícios para a empresa. E o único caminho é manter o seu cadastro de produtos atualizado. É exatamente o que a Alerta Fiscal faz por você.

Ou seja, o que sai mais barato: investir em quem pode fazer a correta classificação tributária ou arriscar e ver se o Fisco está desatento?

Vale lembrar que os valores e percentuais dos impostos Estaduais e Federais cobrados dos produtos passam por constantes alterações. Por isso escolha para o seu negócio uma empresa que você tenha total confiança. A Alerta Fiscal, além de manter atualizadas as tributações de ICMS, PIS/COFINS, NCM, IPI e CEST dos produtos cadastrados, sempre se antecipa às mudanças relacionadas aos impostos que impactam na sua loja.

Por isso entregamos uma base auditada e confiável, com todas regras tributárias, NCM, CEST, Código de Barras, descrição do produto e as tributações corretas, com o processo de atualização de tributos feito de forma automatizada em seu sistema.

Sabemos que acompanhar as novidades e mudanças é um trabalho exaustivo, cuja execução deve ser feita de maneira contínua pela empresa. É para isso que o sistema da Alerta Fiscal trabalha. Não é possível acreditar que um cadastro correto irá se manter se não houver acompanhamento.

Para solucionar esse problema, a Alerta Fiscal está pronta para te atender. Entre em contato e saiba mais!

Por Atracto