Classificação fiscal incorreta no varejo? Agora cada erro custa muito mais caro e tem prazo de 60 dias para ser corrigido.
Um NCM errado sempre foi problema no varejo.
Produto da cesta básica tributado como se não fosse, item monofásico com tributação duplicada, medicamento classificado como cosmético… cada erro desses significa dinheiro perdido ou risco de autuação.
Mas em 2026, a Reforma Tributária amplifica esse problema por três razões:
- Novos regimes tributários (cesta básica nacional, reduções específicas) exigem classificação perfeita
- Cruzamentos automáticos do Fisco detectam inconsistências em tempo real
- Fiscalização pedagógica dá 60 dias para corrigir — mas corrigir milhares de produtos em 60 dias é operacionalmente inviável se feito manualmente
O senador Eduardo Braga, relator da regulamentação, explicou: “Se você não cumprir a regra, é autuado e tem 60 dias para corrigir. Se corrigir, a autuação deixa de existir. Se não corrigir, a autuação passa a ser efetiva.”
Para o varejo, isso significa: não adianta descobrir erros de classificação em março, se você emitiu 50.000 notas incorretas em janeiro e fevereiro.
Você não vai conseguir corrigir tudo em 60 dias.
A única forma de atravessar os primeiros 90 dias sem autuações é garantir que o cadastro de produtos esteja 100% correto antes de 1º de janeiro.
E faltam 16 dias.
Este artigo detalha os principais riscos de autuação por classificação fiscal nos primeiros 90 dias, os produtos mais críticos, e como garantir total conformidade, mesmo com milhares de itens no mix.
Por que classificação fiscal virou risco crítico em 2026
A lógica do IVA amplifica o impacto do erro
No sistema antigo (PIS/COFINS/ICMS/ISS), um erro de classificação gerava:
- Tributação incorreta (para mais ou para menos)
- Risco de autuação se a Fiscalização detectasse
- Perda de margem se você pagasse a mais
No sistema IVA (CBS/IBS), o mesmo erro gera tudo isso multiplicado, porque:
- Crédito tributário depende da classificação correta
- Se você classificar errado o produto que compra, perde crédito
- Se seu fornecedor classificar errado, você também perde crédito (mesmo sem ter culpa)
- Benefícios fiscais não são automáticos
- Cesta básica nacional tem alíquota zero — mas só se NCM estiver perfeito
- Regimes diferenciados (medicamentos, educação) exigem classificação específica
- Erro de 1 dígito no NCM = produto tributado cheio
- Cruzamentos automáticos são implacáveis
- Fisco valida: NCM informado x regime tributário aplicado x alíquota cobrada
- Inconsistência detectada = autuação automática
- Não há “tolerância” ou “análise caso a caso” em cruzamentos algorítmicos
A armadilha do volume
Um supermercado médio tem de 15.000 a 30.000 produtos ativos. Uma farmácia tem 8.000 a 12.000. Um atacado pode ter 50.000+.
Se 10% do cadastro está incorreto (estimativa conservadora baseada em auditorias que já realizamos), são:
- Supermercado: 1.500 a 3.000 produtos errados
- Farmácia: 800 a 1.200 produtos errados
- Atacado: 5.000+ produtos errados
Cada produto errado gera múltiplas transações incorretas por dia. Em 90 dias:
- Supermercado com 10.000 transações/dia = 900.000 operações
- Se 10% das operações têm erro de classificação = 90.000 notas fiscais incorretas
- Prazo para corrigir quando autuação chegar: 60 dias
É matematicamente impossível corrigir esse volume manualmente no prazo.
Os cinco produtos mais críticos nos primeiros 90 dias
1. Produtos da Cesta Básica Nacional (alíquota zero)
A Lei Complementar 214/2025 estabeleceu a Cesta Básica Nacional com alíquota zero de CBS e IBS. Mas a lista é específica e as regras de enquadramento são rígidas.
Produtos incluídos (exemplos):
- Arroz, feijão, macarrão, farinha, açúcar, sal
- Carnes (bovina, suína, aves, peixes)
- Leite, manteiga, margarina, óleos vegetais
- Café, pão francês
- Frutas, legumes, verduras (in natura ou minimamente processados)
Armadilhas de classificação:
❌ NCM desatualizado: Produto está na lista, mas NCM no sistema está desatualizado conforme última resolução CAMEX = tributação cheia
❌ Processamento: Produto in natura tem alíquota zero, mas processado pode não ter. Ex: tomate in natura (zero) vs. molho de tomate (tributado)
❌ Embalagem: Dependendo da forma de comercialização, tratamento pode mudar
❌ Especificação: “Café torrado e moído” tem alíquota zero, mas “café solúvel” pode não ter
Risco nos primeiros 90 dias:
Supermercado que não atualizou a classificação da cesta básica vai:
- Tributar produtos com alíquota cheia (quando deveria ser zero)
- Perder competitividade (preços mais altos que concorrentes que acertaram)
- Tomar autuação por tributação indevida (cobrou imposto que não era devido)
Como o Alerta Fiscal resolve:
- ✓ Auditoria completa de todos os produtos alimentícios contra a lista oficial da cesta básica
- ✓ Atualização de NCMs conforme última resolução CAMEX
- ✓ Segregação correta entre produtos in natura e processados
- ✓ Validação de fornecedores (se a nota de entrada está correta, seu crédito está garantido)
2. Medicamentos e produtos de saúde (regime diferenciado)
Medicamentos têm tratamento tributário específico na Reforma, mas a classificação precisa ser cirúrgica.
O que tem redução:
- Medicamentos registrados na ANVISA
- Produtos de higiene pessoal específicos (lista definida)
- Dispositivos médicos e de acessibilidade
O que NÃO tem redução:
- Cosméticos e perfumaria
- Suplementos alimentares (dependendo da classificação)
- Produtos de higiene geral
Armadilhas de classificação:
❌ Linha divisória tênue: Shampoo anticaspa (medicamento) vs. shampoo comum (cosmético) — NCM determina tratamento tributário
❌ Registro ANVISA: Medicamento só tem benefício se registrado. Produto “manipulado” pode ter tratamento diferente
❌ Embalagem hospitalar vs. varejo: Mesmo produto pode ter tratamento diferente dependendo do canal
Risco nos primeiros 90 dias:
Farmácia que não tem classificação perfeita vai:
- Perder redução de alíquota em medicamentos (pagando mais imposto)
- Tributar cosméticos como se fossem medicamentos (risco de autuação)
- Perder crédito de fornecedores que classificaram errado
Como o Alerta Fiscal resolve:
- ✓ Especialização em classificação de produtos farmacêuticos
- ✓ Validação contra listas oficiais da ANVISA
- ✓ Segregação correta entre medicamentos, cosméticos e higiene
- ✓ Atualização contínua conforme mudanças regulatórias
3. Produtos monofásicos (bebidas, combustíveis, cigarros)
Produtos com tributação monofásica continuam existindo na Reforma, mas com nova lógica de CBS/IBS.
Como funciona o monofásico:
- Tributo é pago uma vez (geralmente pelo fabricante ou importador)
- Varejo não paga novamente (só repassa o preço)
- Mas se você classificar errado, pode tributar duas vezes (fabricante + varejo)
Armadilhas de classificação:
❌ NCM incorreto: Produto monofásico classificado como normal = tributação duplicada
❌ Fornecedor sem destaque correto: Se a nota de entrada não indicar que é monofásico, você pode tributar novamente por engano
❌ Substituição tributária vs. monofásico: Regimes diferentes que exigem tratamento distinto
Risco nos primeiros 90 dias:
Varejo que vende bebidas, combustíveis ou cigarros e não tem classificação correta vai:
- Tributar duplamente (pagar imposto que já foi pago na origem)
- Perder margem por repasse incorreto de preço
- Tomar autuação por inconsistência (sistema detecta tributação indevida)
Como o Alerta Fiscal resolve:
- ✓ Identificação automática de produtos monofásicos no cadastro
- ✓ Validação de notas de fornecedores (se o fornecedor destacou corretamente o regime)
- ✓ Segregação clara na escrituração fiscal
- ✓ Garantia de não tributação duplicada
4. Novos produtos entrando no mix
O problema não é só o cadastro existente. É a entrada de novos produtos todos os dias.
Desafio operacional do varejo:
- Supermercado recebe de 50 a 100 novos produtos por semana
- Cada produto precisa ser classificado corretamente desde o primeiro dia
- Erro na primeira venda já gera inconsistência que vai ser detectada nos cruzamentos
Armadilhas de classificação:
❌ NCM copiado do fornecedor sem validação: Fornecedor pode estar errado (e você replica o erro)
❌ Classificação “genérica”: Usar NCM “padrão” sem analisar as especificidades do produto
❌ Falta de tempo: Equipe sobrecarregada cadastra produtos rapidamente, sem rigor técnico
Risco nos primeiros 90 dias:
Em janeiro, fevereiro e março, centenas de novos produtos vão entrar no mix. Se não houver processo estruturado de classificação, cada novo produto é uma bomba-relógio fiscal.
Como o Alerta Fiscal resolve:
- ✓ Multi Consulta: Ferramenta de consulta rápida para classificação de novos produtos
- ✓ Integração com ERP: Produto já entra no cadastro com classificação correta
- ✓ Validação automática: Sistema valida NCM contra tabelas oficiais antes de ativar o produto
- ✓ Suporte contínuo: Dúvidas sobre produtos novos resolvidas em horas (não em dias ou semanas)
5. Produtos de fornecedores informais ou pequenos
No IVA, seu crédito tributário depende da nota do fornecedor estar correta. Se o fornecedor errar, você perde créditos, mesmo sem ter culpa.
Fornecedores de risco alto:
- Pequenos produtores rurais
- Fornecedores informais ou semi-informais
- Distribuidores que revendem sem controle fiscal rigoroso
- Importadores que não dominam classificação fiscal brasileira
Armadilhas de classificação:
❌ NCM incorreto na nota de entrada: Você toma crédito baseado na nota errada = estorno + multa quando Fisco cruzar
❌ Fornecedor não destacou CBS/IBS: Nota válida, mas você não tem direito a crédito
❌ Fornecedor irregular: Mesmo que nota esteja correta, se fornecedor estiver irregular perante o Fisco, crédito não vale
Risco nos primeiros 90 dias:
Varejo com muitos fornecedores pequenos ou informais vai:
- Perder créditos tributários legítimos (porque fornecedor errou)
- Tomar autuação por crédito indevido (baseado em nota incorreta de fornecedor)
- Não ter como se defender (porque não validou fornecedor antes de tomar o crédito)
Como o Alerta Fiscal resolve:
- ✓ Auditoria de fornecedores críticos: Validamos a capacidade de emissão correta de notas
- ✓ Validação de notas de entrada: Conferimos NCM, classificação e destacamento de tributos antes de você escriturar crédito
- ✓ Alertas proativos: Notificamos quando um fornecedor emitir nota com problema
- ✓ Orientação para fornecedores: Quando viável, ajudamos fornecedor a corrigir (protegendo seu crédito)
Checklist de classificação fiscal: seu cadastro está pronto?
Faltam 16 dias para o dia 1º de janeiro. Use este checklist para avaliar se seu cadastro de produtos está preparado:
Cesta Básica Nacional
- [ ] Todos os produtos alimentícios foram revisados contra a lista oficial
- [ ] NCMs atualizados conforme última resolução CAMEX
- [ ] Segregação clara entre produtos in natura e processados
- [ ] Produtos com alíquota zero corretamente parametrizados no sistema
- [ ] Fornecedores de produtos da cesta validados (notas de entrada corretas)
Medicamentos e Produtos de Saúde
- [ ] Medicamentos segregados de cosméticos e produtos de higiene
- [ ] Validação contra listas da ANVISA realizada
- [ ] Produtos com regime diferenciado corretamente parametrizados
- [ ] NCMs específicos de produtos farmacêuticos atualizados
- [ ] Linha divisória entre medicamentos e suplementos definida
Produtos Monofásicos
- [ ] Todos os produtos monofásicos identificados no cadastro
- [ ] Segregação clara na escrituração fiscal
- [ ] Validação de fornecedores (destaque correto do regime monofásico)
- [ ] Garantia de não tributação duplicada
- [ ] Testes de emissão de notas realizados
Processo de Entrada de Novos Produtos
- [ ] Ferramenta de consulta rápida disponível (Multi Consulta ou similar)
- [ ] Processo estruturado de classificação antes de ativar produto
- [ ] Validação automática de NCM contra tabelas oficiais
- [ ] Integração com ERP funcionando
- [ ] Equipe treinada para classificação conforme novas regras
Validação de Fornecedores
- [ ] Fornecedores críticos auditados (capacidade de emissão correta)
- [ ] Processo de validação de notas de entrada implementado
- [ ] Alertas de problemas em notas de fornecedores configurados
- [ ] Cláusulas contratuais sobre responsabilidade fiscal (quando aplicável)
- [ ] Plano de ação para fornecedores de alto risco
Escrituração e Conformidade
- [ ] Sistema preparado para novos registros de CBS/IBS
- [ ] Cruzamento entre notas e EFD validado
- [ ] Demonstração de créditos tributários auditável
- [ ] Rastreabilidade completa de classificações e decisões
- [ ] Relatórios de conformidade fiscal implementados
Se você marcou menos de 80% dos itens, seu risco de autuação nos primeiros 90 dias É ALTO.
A estratégia de blindagem: como garantir conformidade em 16 dias
Se você chegou até aqui e percebeu que seu cadastro não está 100% pronto, ainda há tempo, mas é preciso foco cirúrgico nas prioridades.
Prioridade 1: Produtos de alto volume (Semana de 16 a 20/dez)
Foco: 20% dos produtos que representam 80% do faturamento
Aplique o Princípio de Pareto: a maioria dos erros críticos está nos produtos que você vende mais.
Ações:
- Listar os 200-500 produtos de maior volume de vendas
- Auditar classificação fiscal de cada um
- Corrigir erros identificados
- Validar fornecedores desses produtos (notas de entrada corretas)
- Testar emissão de notas com os produtos corrigidos
Por que isso funciona:
Mesmo que você tenha 10.000 produtos no cadastro, provavelmente 500 produtos respondem por 80% das transações. Se esses 500 estiverem corretos, você reduz drasticamente o risco de autuação massiva.
Prioridade 2: Produtos da cesta básica (Semana de 21 a 27/dez)
Foco: Produtos com alíquota zero
Esses produtos têm dois riscos:
- Se você tributar errado, perde competitividade (preço mais alto)
- Se você não tributar como deveria, vai tomar autuação
Ações:
- Cruzar cadastro contra lista oficial da cesta básica nacional
- Atualizar NCMs conforme resolução CAMEX vigente
- Segregar produtos in natura vs. processados
- Parametrizar alíquota zero no sistema
- Validar que fornecedores também estão classificando corretamente
Prioridade 3: Entrada de novos produtos (Até 31/dez)
Foco: Processo estruturado para produtos que entram em janeiro
Janeiro não espera. Novos produtos vão entrar no mix desde o primeiro dia.
Ações:
- Implementar ferramenta de consulta rápida (Multi Consulta)
- Definir processo: quem classifica, quem valida, quem ativa no sistema
- Treinar equipe de cadastro nas novas regras
- Testar fluxo completo (do recebimento do produto até emissão da primeira nota)
- Ter especialista disponível para dúvidas urgentes em janeiro
Prioridade 4: Monitoramento dos primeiros 30 dias (Janeiro/2026)
Foco: Detectar e corrigir erros rapidamente
Mesmo com toda preparação, erros vão acontecer. O diferencial está na velocidade de detecção e correção.
KPIs para acompanhar diariamente:
- Taxa de rejeição de notas fiscais (meta: < 0,5%)
- Produtos com alíquota zero emitidos corretamente
- Inconsistências entre notas de entrada e saída (créditos)
- Fornecedores com notas incorretas
- Novos produtos cadastrados vs. validados
Alertas críticos que exigem ação imediata:
- Taxa de rejeição > 2% (problema sistêmico de classificação)
- Produtos da cesta básica sendo tributados cheio
- Fornecedor crítico com notas incorretas recorrentes
- Novos produtos entrando sem classificação validada
O custo real de cadastro incorreto em 2026
Cenário: Supermercado com 15.000 produtos
Cadastro incorreto (10% de erro):
- 1.500 produtos com classificação errada
- Volume médio: 10.000 transações/dia
- Período: 90 dias
- Total de operações: 900.000
Se 10% das operações têm produto classificado errado:
- 90.000 notas fiscais incorretas em 90 dias
- Autuação pedagógica chega em março
- Prazo para corrigir: 60 dias (até maio)
- Impossível corrigir 90.000 notas manualmente nesse prazo
- Autuação se torna definitiva
Impacto financeiro:
- Perda de benefícios da cesta básica: R$ 50.000 a R$ 200.000
- Tributação duplicada de monofásicos: R$ 30.000 a R$ 100.000
- Perda de créditos por erro de fornecedor: R$ 20.000 a R$ 80.000
- Multas por autuação não corrigida: 10% a 20% do valor devido
- Total: R$ 100.000 a R$ 400.000 em 90 dias
Cadastro correto (com Alerta Fiscal):
- 99%+ dos produtos classificados corretamente
- Erros detectados e corrigidos antes da emissão da nota
- Fornecedores validados (créditos garantidos)
- Conformidade total
- Custo de não conformidade: próximo de zero
ROI da gestão contínua de classificação fiscal: investimento se paga em menos de 90 dias.
O que fazer nos próximos 16 dias
Se você não tem certeza de que seu cadastro está 100% correto, você precisa de ajuda especializada. Agora!
Ações urgentes (16 a 20 de dezembro):
- Auditoria emergencial do cadastro: Contrate especialistas para revisar os produtos de maior criticidade
- Correção dos erros identificados: Priorize produtos de alto volume e cesta básica
- Teste de emissão de notas: Garanta que o sistema esteja parametrizado corretamente
- Validação de fornecedores críticos: Assegure que notas de entrada estão corretas
Ações importantes (21 a 27 de dezembro):
- Implementação de ferramenta de classificação: Multi Consulta ou similar para novos produtos
- Treinamento de equipe: Cadastro, fiscal e compras precisam entender as novas regras
- Estruturação de processo de entrada de produtos: Fluxo claro e auditável
- Contratação de gestão contínua: Classificação fiscal não é projeto pontual — é processo permanente
Ações fundamentais (28 a 31 de dezembro):
- Validação final: Últimos ajustes antes de 1º de janeiro
- Stand-by de especialistas: Suporte disponível nos primeiros dias de janeiro
- Comunicação com fornecedores: Alertar sobre importância de notas corretas
- Plano de monitoramento de janeiro: KPIs definidos, alertas configurados
E se não der tempo?
Se seu cadastro não está pronto e você não tem capacidade interna para corrigir em 16 dias, não tente fazer isso sozinho.
Classificação fiscal no varejo é especialização técnica que exige:
- Conhecimento profundo de legislação tributária
- Domínio de tabelas de NCM, CEST, CAMEX
- Experiência em enquadramento de produtos em regimes diferenciados
- Ferramentas tecnológicas para gestão contínua
O Alerta Fiscal tem essa especialização e pode entregar conformidade em prazo emergencial.
O que “funcionava mal” em 2025 vai gerar autuações massivas em 2026.
E a diferença entre empresas que vão prosperar e empresas que vão acumular passivos é simples: cadastro de produtos 100% correto, validado continuamente e atualizado automaticamente.
O Alerta Fiscal entrega:
- ✓ Auditoria completa de cadastro contra todas as regras da Reforma
- ✓ Correção massiva e rápida (70% do cadastro corrigido nos primeiros 7 dias — caso real comprovado)
- ✓ Multi Consulta: Ferramenta de classificação rápida e assertiva
- ✓ Integração com ERP: Produtos entram no cadastro já corretos
- ✓ Gestão contínua: Não é projeto que acaba — é parceria permanente
- ✓ Validação de fornecedores: Garantia de créditos tributários
- ✓ Monitoramento de mudanças regulatórias: Cadastro atualizado automaticamente
Os primeiros 90 dias definem se seu varejo vai operar com segurança e competitividade, ou vai perder margem e acumular autuações.
Seu cadastro está pronto? Ou você vai descobrir os erros quando a autuação chegar?
Entre em contato conosco.
Ainda dá tempo de garantir conformidade nos próximos 16 dias.
Fontes e referências:
- Lei Complementar 214/2025
- Emenda Constitucional 132/2023
- Resolução CAMEX vigente (NCM)
- Lista oficial da Cesta Básica Nacional
- Declarações do Senador Eduardo Braga sobre fiscalização pedagógica
- Casos reais de auditoria e correção de cadastros