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Ainda existe muito gestor por aí achando que o cadastro de produtos é algo sem muita importância para a operação de um supermercado. É um erro crasso! Evitar equívocos no cadastro de produtos é um procedimento fundamental para melhorar processos em áreas importantes da loja, como o controle de estoque e vendas, por exemplo. 

É fato que a tecnologia é uma importantíssima aliada quando falamos de empresas do setor de varejo, principalmente quando entramos na esfera do cadastramento de produtos. Não há mais espaço para erros manuais em um mercado que muda a todo momento. 

Pense que um supermercado médio já tem mais de 10.000 produtos ativos para comercialização – e isso resulta em aproximadamente 1.500 NCMs. Como garantir que no seu cadastro de produtos as alíquotas de ICMS, PIS, COFINS e demais regras tributárias estão corretas? Como controlar o cadastro de produtos, estoque, regras tributárias e apuração de impostos sem uma estrutura tecnológica por trás? Investir na revisão de cadastro de produtos deveria ser a preocupação número 1 do supermercadista!

Ter um cadastro adequado, seguindo uma estrutura mercadológica que reflita as necessidades do supermercadista é requisito básico para a boa gestão. Principalmente porque isso evita prejuízos com esses erros comuns. E, o melhor de tudo, ajuda inclusive na obtenção de lucro! Vamos explicar melhor como funciona esse processo.

O custo de não revisar periodicamente

O cadastro de produtos deve ser feito bem no começo da atividade da empresa, seja varejo, atacado ou indústria. Nesse início é necessário definir qual a destinação dos itens e sua utilização, que de forma geral podem ser categorizados como, mercadoria para revenda, matéria prima ou item para consumo, entre outros quesitos. Os produtos têm identidade perante o fisco de acordo com seu NCM e descrição. Então, fique atento!

O principal benefício é a tributação correta dos itens o que irá gerar uma apuração fiscal mais organizada e assertiva. O NCM é o identificador para determinar qual serão os tributos que incidirão nas operações de entrada ou saída da empresa nestes itens (lembre-se que os tributos recorrentes são PIS, COFINS, IPI, IRPJ, CSLL e ICMS).

Acertar nesse ponto acarreta dados mais confiáveis de desempenho, como vendas e lucro. Essas informações permitem, por exemplo, combater a ruptura de itens importantes e diminuir estoques daqueles com desempenho inferior. Não é à toa que falamos que vale investir em um sistema que acompanhe tudo isso!

O cadastro vai além de ser só um registro dos produtos a serem vendidos na loja. Ele é fundamental na estrutura mercadológica, por isso deve seguir o critério de compra do supermercadista nas diversas categorias. Um cadastro eficiente e atualizado antecipa tendências e revela problemas muitas vezes difíceis de visualizar, o que acaba deixando a empresa exposta a riscos desnecessários. Um deles é a falta de conformidade com a legislação!

Estar em conformidade com as regras tributárias evita fiscalizações do fisco federal e estadual, atualmente com a quantidade de declarações acessórias eletrônicas do sistema público de escrituração digital (SPED) a verificação destes NCMs se tornou mais ágil, assim como a percepção se eles estão incorretos.

Os erros comuns

Entre os erros que costumam aparecer quando se faz uma revisão de cadastro de produtos podemos citar a duplicidade de item no cadastro. Ela ocorre pela falta de atenção ao que já está no banco de dados, o que afeta o controle de estoque e o inventário, ficando perceptível na Escrituração Fiscal digital (SPED ICMS), que contém registros específicos para os produtos. Um bom sistema fiscal pode resolver isso facilmente.

Outro erro é ter a vigência de códigos expirada. Isso acontece também por desatenção, já que os NCMs possuem data de início e fim de vigência. Quando isto não é observado, é detectável por auditores eletrônicos e pode causar erros e advertências na validação de declarações acessórias eletrônicas, atraindo a atenção do Fisco. E ninguém quer isso, não é mesmo?

E, entre os mais graves, está a tributação incorreta. Isso causa diferenças no recolhimento dos tributos para menor ou para maior, a legislação que os disciplina possuem hipóteses exclusão para os cálculos de fechamento como também o majoramento de algumas alíquotas. Pode gerar autuações e multas as empresas, pois o fisco tem o direito de verificar os últimos 5 anos da movimentação fiscal. É esse o ponto principal aqui!

Imagine o tamanho da frustração do varejista incapaz de localizar o seu próprio produto no estoque ou de se ver pagando os tributos de forma errada por um erro inicial! 

Você paga mais impostos do que deveria

É praticamente certo que você paga mais impostos do que deveria, simplesmente por não dar conta de acompanhar a quantidade de mudanças fiscais e tributárias que estão acontecendo agora, enquanto este artigo é escrito. Como culpar sua equipe fiscal ou de contabilidade por não dar conta de acompanhar tantas mudanças? Isso é transferência de responsabilidade!

Ok, a legislação é confusa, os estados são livres para legislar sobre seus tributos, tem mudança todo dia e essa barafunda de regras causa a maior parte das confusões. Por não haver um padrão sólido (de maneira geral) no sistema de arrecadação, manter o cadastro de produtos atualizados é fundamental para evitar o caos no fluxo de caixa da sua empresa. É justamente esse o conselho que queremos dar com esse texto!

As legislações dos tributos que incidem sobre a operação de um supermercado abrangem benefícios como a isenção, base de cálculo reduzida, alíquota zero, antecipação tributária, e imunidade. No fechamento das apurações dos tributos quando devidamente se aplicam estes benefícios verifica-se considerável abatimento nos valores a pagar.

Isso acaba por garantir seu alívio financeiro, apenas fazendo direito o cadastro tributário! É por isso que dizemos que ter o apoio do sistema inteligente da Alerta Fiscal, uma empresa especializada, com colaboradores com foco em tributação federal e estadual, é fundamental para deixar seu cadastro correto e, com isso, evitar que sua empresa  pague mais impostos do que deveria, pagando somente o que é devido.

“Na prática, não é aumentar seu lucro, mas sim não gerar um passivo/ativo tributário oculto”, explica Fernando Esmanhotto, diretor da Alerta Fiscal. “Para mitigar problemas, é preciso que o gestor volte para a fase de estratégia e planejamento. E a Alerta Fiscal está aqui para auxiliar o supermercadista nesse sentido”, salienta Esmanhotto.

Conclusão

Equívocos significam prejuízo. Automatizar processos indica a evolução do negócio. Muitas soluções já rodam pelo Brasil afora, oferecendo agilidade e precisão. Muitas delas são inclusive especializadas em áreas específicas, já que o cadastro envolve também itens de fabricação própria, por exemplo. 

Para evitar este tipo de coisa recomendamos sempre a contratação de empresa especializada em revisão de cadastro tributário. Na Alerta Fiscal temos parceria com a Auditto, uma das maiores empresas no Brasil especializadas em inteligência fiscal e com atuação em todo o território nacional.

Através de nossa parceria oferecemos para os clientes vantagens exclusivas na revisão de cadastro tributário de produtos demais serviços de consultoria fiscal e tributária.E isso faz com que você aumente seu lucro! Se você tem interesse em saber mais entre em contato agora mesmo com a Alerta Fiscal!

Por Atracto