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Quanto você quer perder de dinheiro? Sim, porque você perde dinheiro em vários pontos da sua operação. E aqui é óbvio que todo mundo quer perder o menos possível, concorda? Saiba que um dos maiores motivos de perda de dinheiro em uma operação de varejo é no cadastro de produtos que compõem o seu estoque. Ele é a base de todo o sistema de gestão, facilitando desde a entrada de mercadorias até sua venda. Quer saber como controlar o estoque e deixar de perder dinheiro com isso? Acompanhe!

A base de tudo

Um rigoroso controle de estoque é fundamental para o sucesso de pequenas empresas. Apesar disso, essa gestão é ignorada em muitas empresas por simples desconhecimento dos princípios básicos de uma boa administração. Por isso é tão importante ter um estoque organizado, com cadastro detalhado dos itens que compõem o catálogo da empresa. 

Pode parecer meio infantil falar dessa forma, mas e se dermos um dado financeiro você vai prestar mais atenção?

Pois saiba que o total de perdas estimada pelo estudo de prevenção de perdas da ABRAS para o ano de 2018 foi da ordem de R$ 6,7 bilhões! Sabe o quanto é isso? É muita coisa… Além disso, a perda não é um problema que se resolve e ponto final.

A falta de atenção a essa área é um erro crucial que pode comprometer a estrutura do negócio. Afinal, o controle de estoque é um dos pilares que sustenta os resultados positivos, garante a eficiência empresarial e reduz custos e perdas. Como diz o ditado, prevenir é melhor que remediar. E como para problemas complexos, não se pode dar soluções simples, vamos trabalhar com alguns passos que podem ser dados para que seu empreendimento reduza as perdas a níveis ínfimos!

É importante ter em mente que as perdas podem acontecer em qualquer negócio, independente de tamanho ou segmento. No varejo, são ocorrências que geram impactos negativos e gastos desnecessários, reduzindo os lucros e os retornos da companhia. 

E aqui, como estamos falando de controle de estoque, a primeira ideia é monitorar os produtos armazenados para garantir que as demandas serão atendidas sem haver excessos e prejuízos. Nesse processo, é importante reconhecer que as mercadorias sem giro representam dinheiro parado, situação que impacta diretamente o capital de giro.

Por isso, é imprescindível saber como fazer esse monitoramento. Neste post, vamos apresentar quais são as características desse controle em pequenas empresas, um passo a passo para efetivá-lo e como o sistema de gestão facilita o procedimento.

Quais são os principais tipos de perdas no varejo?

Apenas para contextualizar um pouco, é fácil dizer que onde há operação e processos também existe grandes chances de perdas. De acordo com o manual Prevenção de Perdas no Varejo, do Sebrae SP, as origens desses gargalos são variadas, podendo se tratar de:

Perdas comerciais – São as perdas que ocorrem quando o produto não está disponível para venda (ruptura). Nessa categoria, as principais causas são: embalagens inadequadas, falha na reposição do produto na loja ou na entrega do fornecedor.

Perdas administrativas – Acontecem por falhas no gerenciamento da operação da loja. Erro de precificação, erro de cadastro de produto, desperdícios gerais (água, energia, telefone), deficiências na gestão de compras e estoques e dimensionamento incorreto dos recursos humanos para a operação da loja são exemplos de perdas administrativas.

Perdas de produtividade – São fruto da carência de padrões, controles e processos operacionais estabelecidos e disseminados, como desperdício de tempo e recursos em tarefas redundantes, retrabalho.

Perdas financeiras – As perdas financeiras advêm principalmente de assaltos e furtos (internos e externos), estelionato, deficiências nos meios de pagamento e oferta de crédito, pagamento duplicado, inadimplência e fraudes (cartões e cheques).

Perdas operacionais – Elas ocorrem durante a operação da loja e as principais causas são: armazenamento, estoque, movimentação inadequada de produtos, falhas no recebimento de mercadorias e falhas na operação do checkout.

Pense que o gerenciamento de estoque realizado de forma ineficiente pode fazer com que a sua loja perca vendas importantes e prejudique a imagem que ela tem no mercado. Muitas vezes, o cliente é indicado a visitar a sua loja por ter um produto específico e, se quando chegar lá não tiver mais, ele terá uma frustração que tornará difícil o seu retorno. Dessa forma, o controle de estoque pode ser considerado uma estratégia que gera vantagem competitiva para sua loja. 

Quais os benefícios de um controle de estoque eficiente?

Mesmo que possa soar repetitivo, vamos afirmar uma um fato bem claro: um bom planejamento de estoque você pode ter um produto que está em falta no mercado. Além de garantir a venda, terá a satisfação e possível fidelização do cliente.

Uma gestão de estoque eficiente traz diversos benefícios para seu comércio. Os principais são:

  • Aumento de Vendas: conforme os exemplos relatados acima, mantendo o estoque sempre em dia garante mais vendas.
  • Redução de custos: quanto mais produtos você tiver em estoque maior a quantidade de dinheiro parado na sua empresa. Então, manter o estoque no nível correto pode trazer benefícios financeiros significativos para seu comércio.
  • Manutenção da qualidade dos produtos: com um estoque desorganizado seus produtos podem ser danificados ou até mesmo perdidos.
  • Simplicidade de operação: sem controle de estoque sua operação fica mais complexa. Tarefas simples podem demorar mais, inclusive na frente do cliente, gerando prejuízos

Como ter um controle de estoque eficiente?

Primeiramente, por controle de estoque entende-se a realização do monitoramento e a análise dos materiais de uma empresa de modo a garantir um bom funcionamento de todas as operações.

Assim, uma gestão adequada dos fluxos de entrada e saída permite prever necessidades de compras, reduzir perdas por roubo ou vencimento dos produtos e obter condições de negociação melhores com fornecedores.

Dissemos ali em cima que prevenir é melhor que remediar. Pois a prevenção de perdas está ligada aos processos internos da operação do varejista, por isso grande parte das formas de combater tem relação com a melhoria e a criação de rotinas mais cuidadosas de operar a loja.

Se olharmos pelo prisma do “copo meio cheio”, poderemos perceber que mesmo na perda no varejo existe uma oportunidade de lucro que não está sendo visualizada. Portanto, é necessário procurar nos mínimos detalhes quais são os pontos que estão falhando.

Dependendo do porte da empresa, é possível que a tarefa de prevenção seja executada pelo gerente ou proprietário, mas o ideal é contar com um especialista em prevenção de perdas, o profissional que reúne todas as ferramentas necessárias para analisar e propor melhorias em uma empresa.

Confira abaixo algumas das ações que podem ser empregadas para controlar o seu estoque e reduzir as perdas no varejo – e garantir aquelas vantagens listadas no tópico anterior:

Faça a revisão de cadastro de produtos

Provavelmente você já tem um bom estoque no seu supermercado, certo? Uma das grandes dificuldades dos atacadistas e varejistas brasileiros sem dúvidas é sobre o cadastro dos seus produtos e sobre os impostos. 

Todos os produtos têm uma classificação fiscal comum, essa classificação é que identifica a tributação que determinado produto está submetido, é ela que indica as alíquotas do ICMS, PIS, COFINS e do IPI, se o mesmo está sujeito a substituição tributária, se é isento etc.

Para uma operação tranquila é necessário definir qual a destinação dos itens e sua utilização, que de forma geral podem ser categorizados como, mercadoria para revenda, matéria prima ou item para consumo. E muita gente erra nesse ponto.

Justamente para que a empresa não venha perder recursos financeiros pagando impostos indevidos, ou estar criando para si um passivo tributário que possa vir a ser cobrado futuramente pelo Fisco, quem já tem um estoque deve começar pela revisão de cadastro de produtos.

A Alerta Fiscal possui um sistema de revisão e classificação do cadastro de produtos, visando principalmente inibir o desperdício de recursos financeiros por ausência de verificações e controles internos adequados no departamento responsável. 

Algumas dos itens para a revisão e classificação do cadastro de produtos realizados pela Alerta FIscal são: correção do NCM aplicado aos produtos; cadastro das operações por CFOP; correção do CSOSN; correção dos CST a serem utilizados nas vendas; adequação e atualização das alíquotas dos tributos e correção do CEST.

Com a revisão de cadastro você consegue saber onde estão os erros que drenam o caixa da empresa, como duplicidade de item no cadastro, vigência expirada, tributação incorreta, divergência no tipo do item, entre outros. Um bom sistema ERP consegue facilitar essa tarefa.

Invista em tecnologia

Continuando a ideia do parágrafo anterior, pensar em uma gestão de processos sem contar com um sistema ERP integrado é impossível. As informações dos sistemas de todos os setores precisam estar integradas em uma única plataforma, dessa forma será garantida a segurança dos dados e a possibilidade de relatórios confiáveis.

É preciso cadastrar todos os seus produtos no sistema atribuindo a informação de estoque atual, ou seja, exatamente quantas unidades você possui de cada produto. Ao realizar uma venda a quantidade vendida será abatida do estoque, permitindo um maior controle do estoque em geral, pois ele será responsável por fornecer dados para a compra, venda e movimentação em geral das mercadorias que a loja possui.

Contar com uma tecnologia voltada para esse fim auxilia na localização de produtos e atualização do inventário. Lembre-se que fazer isso por meios manuais e obsoletos exige muito tempo, que se reflete em custos elevados. Portanto, invista em tecnologia e em quem é especialista em fornecer uma inteligência fiscal que facilite esse processo para você.

Além disso, tenha em mente realizar um controle de estoque mínimo e máximo. Uma assessoria especializada consegue determinar isso para você rapidamente e com assertividade. Essas são duas opções de controle um pouco mais avançadas, mas que se forem bem utilizadas podem trazer enormes benefícios para a gestão do seu estoque. 

No caso, o estoque mínimo é a quantidade que você determina como mínima para repor o estoque do produto, ou seja, quando chegar neste montante estará na hora de comprar mais unidades deste produto.

Já o estoque máximo é a quantidade total que você deseja ter na sua loja de determinado produto ao realizar a reposição. Assim você saberá qual a quantidade de produtos que você deve comprar para manter o estoque considerado ideal para cada produto.

Trabalhe com estoque reduzido

Mapeie, monitore e classifique seus fornecedores. Ao ter os fornecedores “certos” e mantendo um controle de dados sobre entrada e saída de mercadorias, você poderá estabelecer um estoque ajustado alinhando a previsão de demanda com o prazo de entrega. Esse é uma dica valiosa para adotar um controle de estoque otimizado. Trabalhe com um estoque suficiente para atender as vendas e ter a reposição necessária no tempo certo.

Aqui é importantíssimo acompanhar o volume de compras bem de perto. Pense que grande parte das perdas de estoque de uma loja está ligada ao desperdício de produtos que são derivados da falta de procura por parte dos consumidores, ou seja, a demora para vender, que gera fim do prazo de validade e ações promocionais sem sucesso.

Dessa forma, o setor de compras deve ser um dos responsáveis por evitar as perdas, estabelecendo um processo de aquisição de mercadorias baseado na demanda do cliente.

Um conselho para otimizar ainda mais o seu estoque é manter um controle separado dos produtos que registram maior saída dos menos vendidos. Geralmente, os menos vendidos trazem maior lucratividade e não podem faltar: costumam ser aqueles mais difíceis de encontrar e que só a sua loja tem. Cuidado para não ficar sem disponibilidade desses produtos, afinal eles podem definir uma estratégia competitiva para o seu negócio frente aos concorrentes.

Tenha um controle de recebimento de mercadorias

A prevenção contra perdas de estoque deve começar no momento em que os produtos chegam ao depósito da loja. Um processo de recebimento de mercadoria eficiente deve oferecer informações precisas e corretas sobre os itens, alimentando assim todo o processo de controle de estoque e de vendas desses itens.

Os dados sobre a validade, transporte e exposição serão fundamentais para que a equipe responsável pelo controle de estoque possa adotar as melhores práticas, tanto para manuseio, quanto para venda. E aqui vale ficar esperto até mesmo com a logística, transporte e o pátio de recebimento de mercadorias. Se o espaço for inadequado, haverá uma fila de caminhões, o que pode prejudicar produtos que precisem de resfriamento constante, por exemplo. 

Conseguir um local específico para a conferência faz diferença nessa hora, pois, pode ser necessário que a contagem e a avaliação dos produtos seja feita em um espaço maior.

Verifique quantos lotes são e se todos têm o mesmo número de unidades. À medida que faz a conferência, separe tudo para não correr o risco de uma contagem duplicada. Depois disso, por amostragem, confira alguns itens aleatórios de cada produto. Veja se as especificações estão de acordo com o que foi pedido. Nesse momento, estamos avaliando a conformidade de cada produto. 

Um processo muito utilizado por vários varejistas é o confronto do pedido de compra, com a Nota Fiscal Eletrônica e o recebimento na loja. Olhar direto para o valor total é uma boa ideia para identificar algumas inconformidades de maneira rápida. De toda forma, não confie somente nesses números. Veja se os itens estão batendo com o que você encomendou.

Conferido o que vai definitivamente entrar para o seu estoque, é hora de etiquetar o que não estiver com as informações importantes à vista e passar esses dados para o seu sistema de controle.

Indique sempre as quantidades, lotes, fabricante e a validade. Isso vai facilitar muito no seu controle e manejo de estoque. Para isso é bom ter sempre leitores de códigos de barras ou confiar na expertise de profissionais, como os da Alerta Fiscal, para ter a certeza de alimentar seu sistema corretamente.

Controle os custos

O controle de estoque em pequenas empresas, como minimercados e lojas menores, contém custos relativos ao espaço utilizado, equipe direcionada à atividade, sistemas adotados, perdas e danos etc. Avalie o custo e busque elevar a eficiência.

Além disso, promova os produtos parados, ou seja, gire o estoque. Itens sem giro devem ser alvo de uma estratégia específica para evitar que fiquem encalhados. O ideal é oferecer descontos ou promoções para vendê-los mais baratos e fazê-los sair do estoque. Desse modo, é possível apostar em itens mais valorizados e com mais vendas.

Nesse sentido você pode contar com a Calculadora Fiscal, da Alerta Fiscal. Com essa ferramenta você consegue saber, baseado na tributação do item, qual é o preço mínimo que você pode vender aquele produto com prejuízo zero!

Bote a mão na massa!

Organizados os controles, é hora de trabalhar para fazer o processo rodar. Dá trabalho, mas vale a pena verificar ganhos de produtividade e economia de recursos, com redução de perdas.

Atente-se para o fato de que a operação do estoque deve ser baseada em uma estrutura fixa de controle e gestão, como apontamos em todas essas dicas acima. Essa estrutura deve ser baseada em regras e normas, dessa forma todos os processos que derivam do controle de estoque serão padronizados, evitando erros e divergências operacionais, que podem causar perdas.

Em um mercado cada vez mais competitivo, a melhor forma do varejista garantir o aumento da lucratividade do seu negócio é identificar esses gargalos que causam perdas e desperdícios.

Por isso, seguir as rotinas apresentadas aqui e estabelecer uma cultura de combate às perdas de estoque é um diferencial competitivo e pode garantir resultados melhores para o varejista no momento de fechar o faturamento da empresa.

Para fazer isso de forma menos trabalhosa e mais rápida, entre em contato com a Alerta Fiscal agora mesmo!

Por Atracto