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Errar na Revisão de Cadastro Tributário destrói a empresa

O cenário fiscal atual do Brasil, com constantes mudanças tributárias, exige um acompanhamento diário da legislação. Não é nenhuma surpresa, portanto, que uma das grandes dificuldades de quem trabalha com varejo é acertar o cadastro dos seus produtos e saber exatamente quais são os impostos incidentes. Não raro, nos trabalhos de consultoria que a Alerta Fiscal faz, constatamos que uma parte considerável desse mercado possui o cadastro dos seus produtos com sérios defeitos. E, nesse caso, esses defeitos causam um prejuízo enorme, destruindo a parte financeira da empresa.

Para sanar esse problema, vamos discorrer sobre algumas estratégias e ideias que irão deixar a sua empresa longe de correr riscos desnecessários.

Mantendo o cadastro atualizado

Quando levamos em consideração a grande quantidade de produtos, especialmente no setor varejista, é preciso um controle minucioso da tributação de cada item e investimento na capacitação dos colaboradores. Isso resulta em uma gestão saudável e com riscos minimizados.

Claro, para isso acontecer é preciso uma boa base para a gestão. Ter ao lado um especialista em revisão de cadastro, como a Alerta Fiscal, é fundamental, justamente pelo fato de que são muitas as atividades no dia a dia do varejista, que torna quase impossível dedicar tempo à essa rotina.

Afinal, infelizmente ainda é comum encontrar empresas que estão pagando impostos a menor e, consequentemente, correndo um sério risco fiscal, visto que o Fisco tem pleno acesso ao seu cadastro por meio das notas de entrada e de saída.

Outro problema comum é que muitas vezes nem mesmo o fornecedor sabe fornecer o cadastro tributário correto. Isso impacta diretamente na saúde financeira da empresa, pois um cadastro dos produtos com problemas faz com que você acabe não aproveitando as oportunidades tributárias da legislação.

Portanto é necessário definir qual a destinação dos itens e sua utilização, que de forma geral podem ser categorizados como mercadoria para revenda, matéria prima ou item para consumo. Isso é o básico para se fazer a revisão de cadastro de produtos e definir as tributações dos mesmos.

Fazendo a revisão do cadastro de produtos

Todos os produtos têm uma identidade perante o Fisco que é classificada de acordo com seu NCM e descrição. O NCM significa “Nomenclatura Comum do Mercosul”; é um código de 8 dígitos registrado na tabela da TIPI (tabela de incidência do imposto sobre produtos industrializados). Esta tabela é sistematizada por meio de seções, grupos e subgrupos de forma a simplificar sua pesquisa.

Os 6 primeiros dígitos do NCM são importados do sistema SH citado anteriormente. Já os 2 últimos dígitos do NCM foram criados sob as necessidades do Mercosul.

Veja o exemplo abaixo:

DESCRIÇÃO NCM

Máquina de lavar 8451.40.10

Nossas entidades fazendárias, federais, estaduais e municipais usam o NCM para classificar os níveis e formas de tributação das mercadorias. A mecânica estabelecida por esse código facilita a forma de tributar os produtos, visto que há uma classificação que serve de base para o cálculo dos tributos.

Dessa forma, é preciso entender o que é NCM, pois faz parte do universo do varejo e é um elemento importante durante a emissão de notas fiscais e para o cadastro de produtos.

Se a classificação for baseada apenas na nota do fornecedor, a chance de errar na classificação das mercadorias é muito grande. Logo, é mais fácil criar uma metodologia de conferência, que é feita por meio da tabela oficial de NCM.

Usando o NCM

Como a lei usa esse código para várias funções, a empresa fica responsável pela classificação que dá aos seus produtos. E é aí que mora um dos grandes problemas.

É preciso estudar a tabela, e ao relacionar um código a um produto, ter segurança que não existe erro. Não existe uma técnica simples para classificar, é debruçar em cima da tabela TIPI, encontrar a melhor relação com todas as características do produto. A partir daí você consegue fazer seu cadastro correto.

A revisão de cadastro de produtos visa eliminar os possíveis erros de cadastro inicial, como copiar um NCM direto da nota do fornecedor. Essa prática é arriscada demais, já que o fornecedor pode ter errado por qualquer motivo e o supermercado poderá ser penalizado com isso.

Outro erro comum é a duplicidade de item de cadastro, que acontece pela falta de atenção ao que já está no banco de dados. Isso afeta o controle de estoque e o inventário, além de ficar perceptível na Escrituração Fiscal digital (SPED ICMS), que contém registros específicos para os produtos.

Consultar o contador responsável ou um especialista, como a Alerta Fiscal, é sempre a melhor saída, pois temos técnicas apuradas para elucidar as dúvidas com os códigos de cadastro de produtos.

Além do mais, a informação correta do código NCM dos produtos garante que o varejista pague corretamente os tributos, evitando prejuízos causados por pagamentos errados e retrabalhos durante a emissão e a verificação das notas fiscais emitidas em seu negócio.

Benefícios da revisão do cadastro de produtos

O principal benefício é a tributação correta, já que o NCM é o identificador para determinar qual serão os tributos que incidirão nas operações de entrada ou saída da empresa nestes itens. Os tributos recorrentes são PIS, COFINS, IPI, IRPJ, CSLL e ICMS.

As legislações desses tributos abrangem benefícios como a isenção, base de cálculo reduzida, alíquota zero, antecipação tributária, e imunidade. No fechamento das apurações dos tributos quando devidamente se aplicam estes benefícios verifica-se considerável abatimento nos valores a pagar.

Outra vantagem é que estar em conformidade com a legislação evita fiscalizações do fisco federal e estadual, atualmente com a quantidade de declarações acessórias eletrônicas do sistema público de escrituração digital (SPED) a verificação destes NCMs se tornou mais ágil, assim como a percepção se eles estão incorretos.

Se você não consegue acompanhar as novidades e mudanças – o que é totalmente compreensível, tenha em mente investir em quem pode fazer isso por você. Garantimos que custa menos do que levar uma multa. Além do que o fisco tem 5 anos para identificar erros e aplicar autuações… vale a pena se expor dessa maneira?

Não acredite que um cadastro correto irá se manter se não houver acompanhamento. Sabemos que é um trabalho exaustivo, por isso, invista em sua empresa.

Nesse desafio de fazer a revisão de cadastro de produtos reside uma boa oportunidade. Com uma atualização automatizada e acompanhamento preciso que só a Alerta Fiscal consegue fazer, sempre que houver alterações você elimina o risco pela raiz. Ou seja, além de produtividade e redução de custo, sua empresa estará segura.

O cadastro de produtos tem uma grande influência no controle de estoque. E nós temos a ferramenta certa para influenciar positivamente na saúde financeira do seu empreendimento.

Consulte hoje mesmo as soluções da Alerta Fiscal e veja o que podemos fazer pela sua empresa!

Por Atracto