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A classificação fiscal de produtos, assim como o cadastro correto e padronizado é, sem dúvida nenhuma, um dos principais pilares do setor varejista, pois é a partir desse processo que alguns desdobramentos, como por exemplo o cálculo de tributos, acontecem. 

 

A grande questão é que por inúmeros motivos essa etapa fundamental, dentro da dinâmica organizacional, acaba sendo deixada de lado ou feita por um profissional não qualificado, gerando uma série de problemas que decorrem em prejuízos fiscais, tributários e financeiros. 

 

É preciso dedicação e comprometimento para alinhar esse processo de forma correta, a fim de organizar o fluxo de entradas e saídas de mercadorias, controlar o estoque e garantir que as obrigações fiscais e tributárias sejam cumpridas, evitando perdas e garantindo que o negócio esteja atuando em conformidade legal. 

 

Ele também determina o reconhecimento de crédito na entrada dos produtos, bem como estabelece os parâmetros de tributação dos itens na saída.

 

Entendendo melhor o cadastro de produtos

 

O cadastro de produtos é a principal ferramenta no processo de classificação fiscal de mercadorias. Trata-se de uma “planilha” onde estão armazenadas todas as informações que você irá precisar para cumprir essa tarefa essencial ao seu negócio. 

 

A construção de um cadastro de produtos eficiente se dá com o levantamento e preenchimento correto dos dados específicos do item, como por exemplo, o nome da mercadoria, o tipo, o número individual pelo qual são identificados, custo unitário, preço de venda, nome de fornecedor e a classe a qual ele pertence, assim como a descrição geral (tamanho, peso, volume etc.).

 

O compilado de todas essas informações, permite o monitoramento dos produtos de maneira assertiva, o que consequentemente, garante uma melhoria de processos. Sendo assim, o departamento fiscal ou a contabilidade conseguem saber exatamente quais os impostos que incidem sobre aquele produto comprado ou vendido, permitindo realizar a correta apuração dos tributos correspondentes. 

 

Sem isso, fica muito mais complicado saber o que se deve pagar e mesmo se está se pagando a mais. Além da possibilidade de recebimento de créditos, isenções e restituições. 

 

Dicas para padronizar e estruturar o cadastro de produtos

 

Agora que já foi possível entender a importância e funcionalidade do cadastro de produtos para a classificação fiscal dentro do varejo, é hora de entender como construir e desenvolver um cadastro padronizado e estruturado. Vamos às dicas:

 

1 – Estabeleça descrições internas

 

É importante definir internamente uma linha de raciocínio para a criação de uma descrição que faça sentido ao seu negócio e facilite a organização das informações dentro do cadastro de produtos. 

 

O ideal é criar categorias para cada produto e discriminar todas as informações a ele atribuídas como nome, tipo, classe, descrição completa do produto (peso, embalagem, sabor, código de barras, fornecedores, etc), entre outras. Veja dois exemplos:

 

MACARRÃO FIDELINHO VITARELLA 500G

 

MACARRÃO (produto, macarrão), FIDELINHO (particularidade que diferencia o produto dos outros da sua categoria), VITARELLA (marca do produto) 500 G (quantidade do produto).

 

EXT TOMATE 190G CP QUERO

 

EXT TOMATE (produto; extrato de tomate), 190G (peso do produto), CP (formato da embalagem; copo), QUERO (marca).

 

E também não podemos deixar de apresentar um exemplo referente à classificação do produto por categoria. Sabemos o quanto esse processo pode ser trabalhoso, mas ele precisa ser realizado. O ideal é que sejam considerados 5 níveis de classificação, mas caso não seja possível, o mínimo para garantir um resultado satisfatório são 3. 

 

Entenda melhor quais são os 5 níveis:

 

Departamento; Categoria; Subcategoria; Segmento e Subsegmento.

 

Alimento – Biscoito – Doce – Recheado – Chocolate

 

Organizando as etapas com base nesses parâmetros, construir um cadastro de produtos eficiente e que cumpra a sua função fica mais fácil. 

 

2 – Mantenha o sistema de ERP atualizado

 

O ERP é um software fundamental para manter empresas varejistas organizadas, padronizadas, com uma gestão eficiente e com possibilidades de melhorar a performance e resultados de seus negócios. 

 

Para manter o ERP sempre atualizado existem alguns aspectos que precisam ser levados em consideração:

 

  • Se por algum motivo sua empresa for mudar de sistema, o ideal é não migrar simplesmente os dados e sim, cadastrá-los novamente. Esse processo permite uma revisão em relação às informações duplicadas, incorretas e desatualizadas;

 

  • Opte por ter um profissional e/ou equipe para cuidar e gerenciar do ERP, isso permite minimizar erros causados por desconhecimento e falta de foco na tarefa; 

 

  • Conte com o auxílio de uma empresa especializada em Revisão de Cadastro de Produtos. Por mais competentes que os profissionais da sua equipe sejam, muitas vezes, fica impossível o acompanhamento em tempo real das constantes mudanças que acontecem na esfera fiscal e tributária de todos os produtos e NCMs. 

 

Optar por uma ajuda especializada, como a Alerta Fiscal, garante a conformidade do seu cadastro de produtos e classificação fiscal.

 

3 – Mantenha o cadastro em dia com a legislação

 

Como mencionamos, as leis fiscais e tributárias mudam constantemente e é preciso estar atento para tais alterações e atualizá-las em seu cadastro de produtos. Pois de nada vai adiantar saber que algo mudou, se essa informação não constar no cadastro. Afinal, ele é a base de utilização para o cálculo dos tributos e restituições. 

 

Sem essa percepção e execução, certamente sua empresa pagará impostos errados, podendo até, sofrer autuações dos órgãos fiscais correspondentes. 

 

A importância de experts e ferramentas para a validação do cadastro de produtos

 

Por se tratar de um processo complexo e trabalhoso, cheio de detalhes e informações que se transformam constantemente, contar com o suporte de profissionais qualificados, especialistas no assunto e que além do conhecimento, possuem as ferramentas corretas para realizar as operações é fundamental para garantir todos os benefícios proporcionados por um cadastro de produtos redondo.

 

Para saber mais sobre estes processos, fale com a equipe da Alerta Fiscal

 

Por Atracto

 

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