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Você sabe como estão cadastrados os produtos que você vende no seu supermercado? Sabe se está pagando corretamente os impostos na hora da venda? Não é segredo que a rotina de calcular os tributos das mercadorias é uma tarefa complicada.

São dezenas de atos legais publicados toda semana. Como acompanhar tudo isso e atualizar estes cálculos, senão de uma forma automatizada? Vamos mostrar como fazer isso da maneira correta; acompanhe!

A classificação fiscal dos produtos

Como falamos no artigo anterior, a classificação fiscal de produtos é uma metodologia criada para padronizar as mercadorias entre grupos de modo que seja possível classificar esses grupos e atribuir a eles taxações e regulamentações específicas.

Como o cenário tributário brasileiro é diversificado e difícil ao extremo, enquadrar corretamente uma mercadoria em um padrão numérico de classificação é uma constante dor de cabeça.

Dessa forma, é de extrema importância que o profissional responsável por essa atividade tenha um profundo conhecimento da mercadoria, seu processo de produção, materiais utilizados, e também da legislação em vigor.

É para isso que serve a metodologia do Sistema Harmonizado de Classificação de Mercadorias, que padroniza a descrição de produtos e mercadorias e define alguns critérios de tributação. É a partir do código presente na tabela do Sistema Harmonizado (SH) que se define também o código NCM – aquele valor numérico de 8 dígitos, que descreve e detalha determinado produto e atribui a ele as alíquotas dos impostos aplicáveis, como ICMS, IPI, PIS e Cofins – que também já abordamos aqui no blog.

Logo, a classificação fiscal de mercadorias é uma exigência para todas as transações de importação ou exportação. Por se tratar de uma obrigação legal e fiscalizada pela Receita Federal, deixar de cumprir esta exigência certamente fará com que multas pesadas apareçam no caminho da empresa.

Classificar de forma errada os seus produtos, portanto, vai impactar em uma tributação equivocada, provocando prejuízos financeiros em função das possíveis penalizações; ou, ainda, provocando um pagamento de tributos superior ao que seria aplicável à classificação correta.

Justamente por isso, uma empresa que tenha em mente a execução de uma gestão eficiente e se importe com saúde financeira deve, também, investir em uma gestão de tributos eficientes. Isso passa pela aquisição de ferramentas para auxiliá-lo nessa missão, o que envolve tecnologia e profissionais especializados que facilitem esse processo.

O cadastro de produtos

Descrevendo de maneira simplista, o cadastro de produtos é qualquer sistema capaz de armazenar informações detalhadas sobre cada um dos diversos produtos vendidos pela empresa – ou, no caso, o supermercado. Assim, uma planilha eletrônica ou mesmo tabelas em papel podem ser considerados como cadastro de produtos.

Porém, na prática, quando falamos em sistema de cadastro de produtos, geralmente estamos nos referindo a um software ou a um módulo dentro do ERP da organização. Isso porque as soluções informáticas se tornaram um item de primeira necessidade dentro das empresas do setor varejista dada a quantidade de produtos comercializados diariamente.

A importância de se cadastrar corretamente os produtos se dá pelo fato de que essa classificação é a base sobre a qual incidirá o poder de automação do sistema, fundamental para o aumento da produtividade do setor comercial!

Por isso é que o cadastro completo de um produto precisa conter informações detalhadas sobre as características essenciais dos produtos, como nome, tamanho, cor, modelo, lote etc. Além disso, no cadastro deve constar também dados essenciais para o departamento financeiro e contábil da empresa, como o preço de custo e o de venda de cada produto, para que se possa apurar o lucro (e os impostos que incidem sobre ele).

Isso vale para que a empresa consiga saber exatamente a tributação de cada produto a fim de cumprir com as obrigações acessórias e outros impostos, até mesmo porque o cadastro também fornece informações fiscais a respeito do produto, como as alíquotas de ICMS ou ISS aplicáveis e os códigos relativos à classificação tributária dos mesmos.

Dessa maneira, quando todos esses campos estão devidamente preenchidos, o sistema contratado é capaz de automatizar perfeitamente as operações de vendas, agilizando o trato com o cliente e gerando menos trabalho e retrabalho tanto para o setor comercial, como para outros departamentos.

Por que é bom ter um sistema automatizado de cadastro de produtos?

Bem, a resposta é: justamente pelos motivos já destacados acima! Toda empresa que se preza necessita estar em conformidade – o famoso compliance – com a legislação. O bom funcionamento do negócio depende desses fatores estruturais, como a capacidade da empresa de manter suas operações dentro da lei e com a apuração fiscal em dia a fim de poder performar com tranquilidade.

É por isso que cadastro completo e atualizado dos produtos que são comercializados pela empresa – e aqui falamos de volumes grandes, como supermercados – é fundamental para que o contador responsável pela escrituração fiscal da empresa possa ter acesso a informações importantes para manter os registros contábeis atualizados e condizentes com a realidade.

Errar nisso é pedir para ter prejuízo, tanto com multas do Fisco quanto em imagem corporativa. Ninguém gosta de comprar num mercado que tem fama de contornar algumas regras, não é mesmo?

O benefício de contar com um especialista

Pense que um estoque grande demais significa menos dinheiro circulando e que um estoque pequeno demais prejudica as vendas, pois o cliente que não encontra determinado produto vai direto para o concorrente.

E isso de ter produtos a mais ou a menos pode acontecer por diversos motivos, seja um erro de cálculo de consumo/necessidade ou um NCM errado que gerou uma tributação a mais e todo o estoque daquele produto precisa ser segurado para as correções antes da venda. Uma dor de cabeça e tanto, não?

Ter na mão o controle do cadastro dos produtos ajuda inclusive a agilizar a circulação de clientes na loja. Imagine que um item X não foi cadastrado no sistema do supermercado por um simples esquecimento. Na hora de passar no caixa, o produto não vai aparecer na leitura da máquina e o operador vai ter acionar alguém para resolver isso. Já dá pra ver a longa fila se formando e os resmungos dos clientes insatisfeitos com a demora… 

E, se formos para o nível do detalhe, muita gente, na pressa, não cadastra o produto como deve ser, omitindo detalhes da composição, como, por exemplo, um refrigerante com a descrição genérica, como sem especificar se é lata ou garrafa; original ou zero açúcar. O cliente não saberá se está pagando a mais ou a menos naquele item a não ser que ele decore o preço da etiqueta na gôndola, porque essa descrição não sairá completa no cupom fiscal. Percebe o tamanho do problema e a necessidade de automação?

Em resumo, contar com uma empresa como a Alerta Fiscal, que tem expertise em auxiliar o supermercado a realizar o cadastro de produtos corretamente traz muitas vantagens. Com a Alerta Fiscal você consegue ter acesso instantaneamente a todos os produtos de uma mesma família, o que pode ser importante para fechar a venda caso algum item esteja em falta e o vendedor queira recomendar uma alternativa.

Sem mencionar a segurança jurídica que a empresa passa a ter quando adota um sistema cadastro de produtos mais assertivo.

E aí, como está o seu estoque? Já pensou em fazer uma revisão de cadastro de produtos? Para ter todos esses benefícios de controle, procure agora mesmo a Alerta Fiscal!

Por Atracto